Reprodução de documentos

Os colaboradores de notário com delegação de competência podem assinar certidões e públicas-formas.

Certidões

Reproduções integrais ou parciais extraídas de documentos arquivados no cartório, com o valor probatório dos originais, que podem ser requeridas por qualquer pessoa, com exceção dos atos que respeitem a testamentos de pessoa ainda viva.

Públicas-formas

Reproduções integrais ou parciais extraídas de documentos originais não arquivados no cartório, apresentados para o efeito, com o valor probatório do original, se a parte contra quem forem apresentadas não requerer a exibição desse original. Pode sempre optar por arquivar previamente o original, caso em que será extraída uma certidão.
A pública-forma de documentos de identificação só pode ser efetuada se os mesmos se encontrarem dentro do prazo de validade e em bom estado de conservação.
Pode ser feita pública-forma de documento escrito em língua inglesa, francesa ou espanhola sem qualquer tradução.
O Documento Único Automóvel não pode ser substituído por pública-forma.

Transmissão e receção de documentos

Telecópia

Transmissões e receções para quaisquer outros serviços públicos, em Portugal ou no estrangeiro (consulados portugueses), via fax, sob forma certificada e com o valor do original, de documentos arquivados.
Este serviço permite que o documento chegue de forma quase imediata a um local longínquo, com o valor do original.
Caso o documento não se encontre arquivado pode sê-lo previamente à transmissão.

Consulte aqui os consulados portugueses existentes no mundo

Arquivo de documentos

Tratamento de dados

De todos os documentos arquivados é feito tratamento de dados para futura pesquisa.

Arquivo de documentos a pedido dos interessados

Arquivo de qualquer documento a pedido dos interessados, em formato papel ou digital.

Arquivo de documentos por imposição legal

O notário arquiva ainda, por imposição lega e de forma gratuita, os testamentos públicos, os testamentos cerrados depositados ou abertos, as escrituras públicas e os documentos com as mesmas arquivados, os documentos que serviram de base a averbamentos, as atas de sociedades por si lavradas, as procurações ditas "irrevogáveis", os instrumentos de ratificação, os documentos transmitidos ou recebidos via telecópia e qualquer documentação que tenha servido de suporte a pedidos de registo on line.

Recolha de documentos

Para facilitar a vida aos cidadãos e às empresas, a notária requisita e emite os documentos necessários à celebração de atos notariais no seu cartório, em portais próprios para o efeito, tais como:

• Certidões de registo civil, predial e comercial;
• Certidões de atos notariais realizados noutros cartórios ou já depositados na Torre do Tombo;
• Cadernetas prediais (documento de identificação fiscal do prédio);
• Guias para pagamento do Imposto Municipal sobre as Transmissões Onerosas de Imóveis e do Imposto do Selo;
• Publicação dos elementos essenciais do projetado contrato de transmissão para efeitos do exercício do direito de preferência por entidades públicas;
• Certificado de admissibilidade de denominação para a constituição de pessoa coletiva, alteração de denominação, mudança de sede para outro concelho ou alteração de objeto;
• Inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas de entidades não sujeitas a registo comercial, tais como associações, fundações e sociedades estrangeiras para a prática de ato isolado;
• Publicação de atos referentes à vida das pessoas coletivas não sujeitas a registo comercial.